Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsprozesses

Wir freuen uns, dass Sie sich bei EMERAM bewerben wollen. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Mit den nachstehenden Informationen erhalten Sie einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.

1. Allgemeines
a) Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
EMERAM Capital Partners GmbH, Mühlbaurstraße 1, 81677 München, info@emeram.com
b) Wie erreichen Sie den Datenschutzbeauftragten?
Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter kontakt@buglundkollegen.de.

2. Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

3. Welche Daten werden genutzt?
Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:

Bewerberstammdaten (Vorname, Name, Anrede, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsbürgerschaft)
Qualifikationsdaten (Anschreiben, Motivationsschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, fachliche Qualifikation und Kompetenzen)
freiwillige Angaben, wie z.B. ein Bewerbungsfoto, Angaben zur Schwerbehinderteneigenschaft oder sonstige Informationen, die Sie uns in Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen oder freiwillig hochladen
von der jeweiligen Ausschreibung abhängige Zusatzfragen (z.B. Führerschein, Staatsbürgerschaft)
die Kommunikation zwischen Ihnen und uns sowie Kommentare und Bewertungen, die im Zuge Ihres Bewerbungsprozesses zu Ihnen verfasst werden
weitere Daten/ Datenkategorien, z.B. öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Daten, z.B. ein Profil bei beruflichen Social Media-Netzwerken wie XING oder LinkedIn

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Sofern Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen Angaben machen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten (z.B. Angaben, die Rückschlüsse auf Ihre sexuelle Orientierung erlauben; Angaben zu Ihrer Gesundheit; Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre ethnische Herkunft oder Ihre Religion erlauben), werden wir auch diese Daten nur im rechtlich zulässigen Rahmen verarbeiten

4. Für welche Zwecke verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?
a) Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses – § 26 BDSG
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages, verarbeitet. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/ oder finanziellen Verantwortung verbunden ist, oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
b) Einwilligung – Art. 6 Abs.1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, §26 Abs. 2 BDSG
Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:

Aufnahme in den Bewerberpool, d.h. wir speichern die Bewerbungsunterlagen über das aktuelle Bewerbungsverfahren hinaus zur Berücksichtigung in späteren Bewerbungsverfahren.
Weitere Verarbeitung, die auf eine Einwilligung gestützt wird: Zusendung Feedback-Fragebogen. Es werden dazu die Daten verarbeitet, die Sie bereits im Bewerbungsprozess angegeben haben.
Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an info@emeram.com. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

c) Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielsweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtsstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.

5. Weitergabe der Daten an Dritte
Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.
Interne Stellen können Fachbereiche oder Abteilungen sein. Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.

6. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
(1) Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange wie dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
(2) Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren "Talent Pool" für 24 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahren zu speichern, um etwaige interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Bei konkretem Anlass können wir Ihrer Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern. Sie können Ihre Einwilligung zur längeren Datenspeicherung jederzeit Widerruf.

(3) Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.

7. Welche Rechte stehen Ihnen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu?
(1) Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke die Daten verarbeitet werden, wem diese Daten offengelegt werden, wie lange die Daten gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
(2) Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
(3) Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.
(4) Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 l.it. e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
(5) Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
(6) Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mai an info@emeram.com wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten?
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.

9. Ergänzung zur Datenschutzerklärung seitens Personio

Executive Assistant (m/w/d)

Wir freuen uns auf Dich!

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